A TENSÃO ENTRE PUBLICIDADE E SIGILO NA DISTRIBUIÇÃO DE LUCROS: UMA ANÁLISE SOBRE O USO ESTRATÉGICO DE ATAS E TERMOS INTERNA CORPORIS

Por Raphael Jorge Tannus

Resumo: O presente artigo analisa a tensão inerente entre o princípio da publicidade dos registros empresariais e a necessidade de proteção ao sigilo comercial, com foco na deliberação sobre a distribuição de lucros aos sócios. Propõe-se uma solução prática e juridicamente fundamentada, consistente na utilização de dois documentos distintos: uma ata de reunião de sócios, destinada ao registro público na Junta Comercial, e um termo interna corporis, de natureza sigilosa, para o detalhamento de valores e condições de pagamento. A metodologia adotada é qualitativa, baseada na análise da legislação societária, da Lei de Registros Públicos de Empresas Mercantis e da jurisprudência do Superior Tribunal de Justiça (STJ), do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF) e de tribunais estaduais. Demonstra-se como essa abordagem equilibra a transparência exigida por lei e a proteção de informações estratégicas da empresa, reforçando a segurança jurídica e a boa governança corporativa.

Palavras-chave: Direito Empresarial; Publicidade Registral; Sigilo Empresarial; Distribuição de Lucros; Governança Corporativa; Junta Comercial.

1. INTRODUÇÃO

No ambiente de negócios contemporâneo, a informação consolidou-se como um dos principais ativos intangíveis das organizações. A capacidade de proteger dados financeiros, estratégias comerciais e detalhes operacionais é decisiva para a preservação da competitividade e da posição da empresa em seu mercado de atuação.

Ao mesmo tempo, as sociedades empresárias brasileiras encontram-se submetidas a um arcabouço normativo que valoriza fortemente a transparência dos atos societários, sobretudo por meio do princípio da publicidade registral, concretizado nos registros mantidos pelas Juntas Comerciais. Tal transparência busca conferir segurança jurídica ao tráfego econômico, permitindo que credores, investidores, o Fisco e o mercado em geral tenham acesso a informações essenciais sobre a estrutura e a regularidade da pessoa jurídica.

Esse cenário produz uma tensão permanente entre dois vetores igualmente relevantes: de um lado, a publicidade como instrumento de redução de assimetrias informacionais e proteção de terceiros; de outro, o sigilo como expressão da liberdade de iniciativa, do direito de propriedade e da tutela do segredo empresarial. Um dos momentos em que esse conflito se torna mais sensível é justamente a formalização da deliberação de distribuição de lucros aos sócios, notadamente quando se cogita de registrar a respectiva ata na Junta Comercial.

A inclusão, em documento sujeito a registro público, de dados detalhados sobre montante de lucros, reservas, margens de rentabilidade e forma de pagamento pode expor informações estratégicas, potencialmente valiosas para concorrentes e demais agentes do mercado. Surge, então, a questão central: é possível compatibilizar a exigência de publicidade dos atos societários com a preservação do sigilo de informações econômico-financeiras sensíveis?

Diante desse dilema, o presente artigo explora uma solução de governança corporativa que busca harmonizar esses interesses aparentemente antagônicos. Propõe-se a adoção de uma sistemática de duplo documento, assim estruturada:

• uma ata de reunião de sócios, de conteúdo sucinto, que registra a deliberação genérica de distribuir os lucros de determinado período, destinada ao arquivamento na Junta Comercial; e

  
  

• um termo interna corporis, de caráter sigiloso e não sujeito a registro público, que detalha os valores exatos, o cronograma de pagamentos e as condições operacionais da distribuição.

Nos tópicos seguintes, examinam-se o conflito de princípios (publicidade versus sigilo), os fundamentos jurídicos da estratégia do duplo documento, sua aplicação prática e os elementos de validade e segurança da operação, com base na legislação aplicável e na jurisprudência do STJ, do CARF e de tribunais estaduais.

2. O CONFLITO DE PRINCÍPIOS: PUBLICIDADE VERSUS SIGILO

O ordenamento jurídico brasileiro consagra a publicidade como regra para os atos societários. A Lei nº 8.934/1994, ao disciplinar o Registro Público de Empresas Mercantis, estabelece que o registro tem por finalidade conferir autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos das empresas, permitindo sua oponibilidade erga omnes. A transparência registral, assim, é concebida como instrumento de proteção de terceiros, que passam a ter acesso a informações reputadas essenciais sobre a pessoa jurídica.

Paralelamente, a Constituição Federal assegura a livre iniciativa e a proteção da propriedade, em cujo âmbito se insere a tutela do segredo empresarial e de informações comerciais estratégicas. A legislação infraconstitucional, tanto no campo civil quanto no regime de defesa da concorrência, também reconhece o valor jurídico do sigilo, reprimindo a concorrência desleal e a violação de segredos de negócio.

Nessa perspectiva, a divulgação indiscriminada de dados sobre a lucratividade de determinada sociedade – como margens de lucro, nível de reservas, distribuição de resultados e padrão de rentabilidade ao longo do tempo – pode revelar, ainda que indiretamente, sua estrutura de custos, sua eficiência operacional e sua estratégia de preços. Para concorrentes, tais informações possuem conteúdo econômico relevante, razão pela qual sua exposição pública representa risco competitivo significativo.

A jurisprudência do Superior Tribunal de Justiça tem reiteradamente reconhecido a necessidade de ponderação entre publicidade e sigilo, sobretudo em sede processual. Em precedentes como o REsp 1.217.171/RJ, o STJ admitiu o processamento de ações em segredo de justiça para resguardar “informações comerciais de caráter confidencial e estratégico”, reforçando a ideia de que a publicidade não é absoluta e pode ceder diante da necessidade de proteção de dados sensíveis. Embora proferidos em contexto judicial, tais fundamentos são plenamente aplicáveis, por analogia, ao contexto registral e societário.

Disso decorre que a publicidade registral não deve ser entendida como autorização para a exposição integral de toda e qualquer informação econômica da sociedade. O núcleo do princípio reside na necessidade de tornar público o ato societário em si – por exemplo, a deliberação de distribuir lucros –, e não necessariamente todos os detalhes quantitativos e operacionais que o concretizam.

3. A ESTRATÉGIA DO DUPLO DOCUMENTO: FUNDAMENTOS E APLICAÇÃO PRÁTICA

A estratégia do duplo documento parte da premissa de que a exigência legal de publicidade é satisfeita pela divulgação da deliberação dos sócios – isto é, da decisão de distribuir lucros –, sem que seja indispensável o registro de todos os pormenores financeiro-contábeis da operação. Assim, preserva-se o núcleo de transparência requerido pelo ordenamento, ao mesmo tempo em que se protege o sigilo de informações estratégicas.

3.1. A Ata de Reunião para Registro Público

A ata a ser arquivada na Junta Comercial deve ser redigida com foco em sua finalidade legal: formalizar e publicizar a deliberação dos sócios. Seu conteúdo, portanto, pode e deve ser conciso e objetivo, contemplando, em linhas gerais:

• a indicação da data, local, forma de convocação e quórum da reunião ou assembleia;

• o registro de que os sócios deliberaram acerca da distribuição de lucros de determinado(s) exercício(s) ou de lucros acumulados em período específico;

• a aprovação da distribuição, por unanimidade ou pelo quórum legal/contratual exigido; e

• a menção expressa de que os detalhes operacionais, financeiros e contábeis da distribuição constarão de documento apartado, de uso interno e natureza sigilosa.

Ao indicar a existência de um documento interno, a ata pública não sonega informação, mas apenas segrega o detalhamento para um ambiente de acesso controlado. Dessa forma, cumpre-se o papel de informar ao mercado que houve a decisão de distribuir lucros, sem revelar o montante exato, a forma de pagamento e outras variáveis que podem ser estrategicamente sensíveis para a sociedade.

3.2. O Termo Interna Corporis para Detalhamento

O segundo documento, usualmente denominado “Termo Interna Corporis de Reunião de Diretoria” ou expressão equivalente, é o instrumento que densifica o conteúdo da deliberação registrada na ata. Trata-se de documento de natureza interna, cujo acesso é limitado a administradores, contadores e demais pessoas autorizadas, e que deve conter, de forma detalhada:

• o montante exato dos lucros a serem distribuídos, eventualmente discriminado por exercício, reserva ou conta contábil;

• a forma e o cronograma de pagamento (parcelas, datas, índices de atualização, forma de repasse aos sócios);

• as instruções dirigidas aos departamentos contábil e financeiro, de modo a assegurar a correta escrituração e a conformidade com a legislação tributária e societária; e

• cláusulas de confidencialidade, delimitando o círculo de pessoas autorizadas a ter acesso ao documento e estabelecendo deveres de sigilo.

  
  

Esse termo não é levado a registro público, permanecendo arquivado na sede da empresa e compondo o acervo documental de governança e controle. Do ponto de vista jurídico, desempenha papel essencial tanto na esfera societária quanto na fiscal: fornece prova robusta da deliberação detalhada entre os sócios e serve de lastro documental para demonstrar, perante a Receita Federal e outros órgãos de fiscalização, a origem e a legitimidade dos valores distribuídos.

4. VALIDADE JURÍDICA E SEGURANÇA DA OPERAÇÃO

A adoção da sistemática do duplo documento é juridicamente válida e encontra respaldo na doutrina e na jurisprudência.

Sob o prisma societário, a jurisprudência tem admitido a distinção entre a validade do ato entre os sócios e sua eficácia perante terceiros. O Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, ao julgar a Apelação Cível nº 0002855-21.2016.8.07.0001, assentou que a alteração na forma de distribuição de lucros não depende de registro para ser válida inter partes, sendo o arquivamento na Junta Comercial condição de eficácia perante terceiros. Esse entendimento legitima a utilização de documento interno detalhado, desde que a deliberação essencial esteja refletida em ata sujeita a registro.

No plano fiscal, a segurança da operação é reforçada pelo entendimento consolidado no âmbito do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF). Em acórdãos como o nº 10670.720056/2013-78, o colegiado consignou que “a falta do registro da Ata na Junta Comercial não é capaz de macular a distribuição [...] dos lucros”, reconhecendo que a comprovação da distribuição se faz, primordialmente, pela contabilidade regular da empresa. Em outras palavras, prevalece a substância sobre a forma: se os lucros foram regularmente apurados, lançados na escrituração e efetivamente distribuídos aos sócios, a ausência de determinados registros formais não autoriza, por si só, a desconsideração da operação.

Nesse contexto, o conjunto formado pela ata pública registrada (que dá ciência da deliberação) e pelo termo interna corporis detalhado (que disciplina a implementação da decisão) revela-se documentalmente robusto. Para fins de fiscalização tributária, permite demonstrar: (i) a existência de lucros efetivamente apurados; (ii) a deliberação social correspondente; e (iii) a correlação entre os valores contabilmente reconhecidos e os montantes efetivamente recebidos pelos sócios a título de distribuição de lucros, legitimando a aplicação do regime de isenção do Imposto de Renda na pessoa física, quando cabível.

Sob a ótica da governança corporativa, essa sistemática tende a fortalecer a rastreabilidade das decisões societárias e a transparência interna entre os sócios, sem sacrificar o sigilo perante o público externo. Em eventuais litígios societários, sucessórios ou fiscais, a existência de documentação clara, coerente e bem estruturada constitui fator relevante de segurança jurídica.

5. CONCLUSÃO

A tensão entre publicidade registral e sigilo empresarial é um dos desafios centrais da prática societária contemporânea. Por um lado, a transparência é condição para a confiança de terceiros e para a segurança jurídica das relações econômicas. Por outro, a exposição indevida de dados econômico-financeiros sensíveis pode comprometer estratégias de negócio e a própria competitividade da empresa.

A estratégia de utilização combinada de uma ata pública sucinta – destinada ao registro na Junta Comercial – e de um termo interna corporis detalhado apresenta-se como solução equilibrada, tecnicamente consistente e juridicamente segura. Ao delimitar o que deve ser publicizado (a deliberação de distribuir lucros) e o que pode permanecer em âmbito reservado (montantes, cronogramas e detalhes operacionais), a sociedade empresária atende às exigências legais de publicidade sem abrir mão da proteção de seu sigilo estratégico.

Amparada em fundamentos constitucionais, legais e jurisprudenciais, bem como em boas práticas de governança corporativa, essa sistemática contribui para: (i) reforçar a segurança jurídica das deliberações societárias; (ii) conferir maior robustez à documentação contábil e fiscal; e (iii) preservar a vantagem competitiva da empresa em seu mercado de atuação.

Aviso legal: Este artigo possui caráter meramente informativo e acadêmico, não substituindo a análise específica de casos concretos nem constituindo parecer ou consultoria jurídica. A implementação de qualquer estratégia societária deve ser precedida de avaliação técnica por profissional habilitado.

Referências

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